Juventus Language Group: Julearn – képzési támogatás a zsebedben

Partnereink HR-csapatai számára, a nyelvi képzések adminisztrációs terheinek csökkentésére fejlesztettük a Julearn mobil appot. A felnőttképzési adatszolgáltatás, a jelenlétigazolások, a fejlődést mérő vizsgák és az elszámoláshoz szükséges adatok kezelését így egy valós idejű adatokat és riportokat is kínáló alkalmazásban kezeljük, amely segít mérhetővé és követhetővé tenni a nyelvi képzések hatékonyságát, támogatja az adatvezérelt döntéshozatalt, és könnyen integrálható a HR-folyamatokba.

A céges nyelvi képzések adminisztrációjához szükséges adatok Julearnben kezelése rengeteg időt spórol a HR szervezetnek, a nyelvtanulóknak, tanároknak és képzésszervezőknek egyaránt. A rendszer rengeteg extra információt szolgáltat: rálátást biztosít a haladásra, részvételre és teljesítményre, így követhetővé és mérhetővé teszi a képzéseket. Segíti a képzés-fejlesztési döntéseket, a riportok pedig beépíthetők a HR-folyamatokba mint a teljesítményértékelés, megtérülésszámítás, költségtervezés.

A Juventus Language Group három évtizede áll a hazai vállalati nyelvi képzési piac élvonalában, és a kezdetektől fogva célul tűztük ki partnereink HR-csapatainak tehermentesítését. Korábban átvállaltuk a kötelező adminisztrációs és szervezési feladatokból amit csak lehetett, és képzésszervezői munkatársaink végezték el ezeket.
Azonban a pandémia szemléletváltást hozott a L&D területre: az online nyelvi képzések mint biztonságos, közösségépítő munkavállalói juttatások népszerűbbek lettek a korábbi kihelyezett képzéseknél, és így már érdemes volt beruházni a manuális, jelentős részben papíralapú adminisztrációs feladatok digitalizált, szoftveres kiváltásásának fejlesztésébe.
Az időrabló adminisztrációs feladatok felszámolására készült alkalmazás megtervezését házon belül végeztük el, a megvalósításhoz egy fejlesztő céget hívtunk segítségül. Partnereink egyaránt alkalmaznak kék-és fehérgalléros munkaerőt, így a kezdetben csak a jelenléti íveket és a FAR-adminisztrációt (kötelező felnőttképzési adminisztrációs rendszerbe történő adattovábbítás) kiváltó szoftvert mobil alkalmazásként valósítottuk meg.
A projekt tervezése és a megvalósítás során különösen nagy figyelmet fordítottunk a UX/UI területre (kutatás és tesztelés), és a fejlesztés GDPR, illetve egyéb jogszabályi megfelelőségi aspektusaira. A projekt során párhuzamosan haladtunk a core funkciók felhasználóbarátságának javításával és az egyre komplexebb, HR csapatok adatvezérelt döntéseit támogató funkciók bevezetésével a korábban megfogalmazott ügyféligények és a partnereinktől és a többi felhasználótól rendszeresen kért és kapott visszajelzések alapján.
A Julearn bevezetése 2024. januárjában kezdődött el először a kisebb partner cégek bevonásával, majd folyamatosan haladva szeptemberre gyakorlatilag az összes nyelvi képzésünk minden kapcsolódó adata és tanórája a mobilappban kerül adminisztrálásra és átadásra a partnerek HR-csapatai, pénzügyi osztályai számára.

A Julearn bevezetésével megszűnt a papír alapú képzési adminisztráció. Jelenleg több mint 6000 tanuló használja az appot, az indulás óta közel 100.000 órányi adatunk van. Átlagosan napi 6-800 nyelvórával számolva könnyen elképzelhető, milyen tehertől szabadultunk meg: egy nagyobb ügyfelünk akár évi egy tonna papírt és a hozzá kapcsolódó adminisztrációs feladatokat spórolja meg az alkalmazás bevezetésével.
További eredmények:
- Alig vesz el időt az órákból a jelenlétigazolás, a kezdő csoportokban az igazoló PIN-kód a számok gyakorlásához is jól jön 😊
- A tanulók haladása nem havi, hanem napi szinten követhető, és a tanulók nem a tanfolyam végén adnak értékelést, hanem minden óra után lehetőségük van erre, így a problémákra gyorsan tudunk reagálni.
- Korábban az elszámolás (jelenléti ívek begyűjtése, adatok összesítése, riportok kiküldése, számla kiállítása) 10-14 napot vett igénybe, és jelen volt az emberi hibázási lehetőség - ma mindez automatizáltan megtörténik minden hónap elején
- Minden képzési adatot a HR-csapatok rendelkezésére bocsátunk a teljesítményértékelés, megtérülésszámítás, költségtervezés és a képzési döntések támogatására.
A tanulók és a tanárok között akadt, akinek gondot okozott az alkalmazás letöltése, de mindenki gyorsan belátta, hogy kényelmesebb app használata a korábbi megoldásokkal szemben. A bevezetés során partnereinkkel közös kommunikációs tervet készítettünk, onboarding eseménnyel kezdtünk, és tudásbázist hoztunk létre a munkatársak számára, tanárainknak pedig workshopokat szerveztünk. Így minden érintett alapos tájékoztatást és videós segítséget is kapott.
Összességében az adminisztrációs terhek csökkentése a jobb ügyfélélményt eredményezett, emellett az app fejlesztése során a teljes operatív folyamatunk átvilágítása új fejlesztési lehetőségeket tárt fel.
Egy tipikus visszajelzés: „A riport tényleg azt adja, amire szükségünk van: gyors áttekintés, lényegre törő adatok, minden egy helyen. Nagyon megkönnyíti a munkánkat!” KUKA Hungária Kft.

Partnereink HR-csapatainak visszajelzései alapján a Julearn igazi game changer: bármikor elérhető, naprakész és garantáltan pontos kimutatások és az automatizáltan generált havi riportok, akkor és olyan formában állnak rendelkezésre, ahogy arra szükségük van.
Nem kell kitalálni, hogyan tartható be a GDPR, mi legyen a személyes adatok kezelésével, hiszen nincsenek többé papíralapú felnőttképzési adatbekérések, jelenléti ívek, nem kell összegyűjteni, scannelni, tárolni ezeket. Megszűnt a pénzügyi elszámolásokhoz szükséges adategyeztetési munka, hiszen minden letölthető az alkalmazásból úgy, ahogy nekik szükségük van rá. A Julearn bevezetésének másik jelentős előnye HR-szakmai szempontból a képzéseken résztvevő munkatársak tanulási élménye: áttekinthető számukra, hol tartanak a képzési folyamatban, hogyan sikerültek a modulzáró vizsgáik, és többé nem vesz el időt a nyelvóráktól a jelenléti ívek kitöltése. Emellett a képzésekben résztvevők minden óra végén visszajelzést adhatnak arról, mennyire hogyan érezték magukat, elégedettek-e a tanár munkájával.
Képzésszervezőink a Julearn bevezetése óta több időt tudnak szánni a komplexebb, értékesebb feladataikra, az elszámolások nem csak gyorsabbak, de pontosabbak is a korábbiaknál, így kevesebb a hibakereséssel, egyeztetéssel töltött idő is. Mivel – ismereteink szerint – a magyar piacon egyedülálló megoldást fejlesztettünk ki és vezettünk be, ezzel kiemelkedő ügyfélélményt biztosítunk partnereinknek. Ezt a versenyelőnyt sikerrel tudjuk érvényesíteni a nagyvállalatok képzési pályázatai során, illetve a további fejlesztések tervezése során is tudjuk, hogy partnereink már várják az újabb okos megoldásokat a monoton, automatizálható folyamatok kiváltására. Emellett úgy tapasztaljuk, hogy tartósan megnőtt az érdeklődés és a bizalom tovább innovatív ötleteink megvalósítása iránt.

A legnagyobb kihívás a fejlesztési projekt megvalósítása volt, a legnagyobb tanulság maga a tanulási görbe volt: a projekt során szerzett tapasztalat olyan magabiztosságot ad további tervezett digitális projektjeink megvalósításához, amit minden cégnek csak ajánlani tudunk.
• A fejlesztés elején rögtön egy drótvázzal kezdtünk és ezt adtuk át a fejlesztőknek, a fejlesztés közben álltunk át arra, hogy a funkciókat user storykon keresztül adjuk át, ezt a kezdetektől így kellett volna csinálni
• A kezdetekben MVP helyett egy nagyon sok funkcióval rendelkező terméket terveztünk, így a fejlesztés sokáig tartott és bizonyos funkciókról le kellett mondanunk, tanulságként hamarabb indulnánk egy kezdeti minimális termékkel, amit később bővítünk új funkciókkal
• Még több erőforrást allokálnánk a belső kommunikációra, hogy a munkavállalók a kezdetektől tisztában legyenek a projekt céljával és ők is akarják a változást, ne féljenek tőle.

Az alkalmazás bevezetése maradéktalanul elérte célját: a HR-digitalizációs trendeket követve a Julearn a vállalati nyelvi képzések adminisztrációját forradalmasítja a validált ügyféligénynek megfelelően. A rendszer egyedülálló módon a képzési folyamat minden szereplőjének időt takarít meg és rengeteg extra információt kínál: a HR szervezetnek, a nyelvtanulóknak, tanároknak és képzésszervezőknek egyaránt. Átláthatóvá és könnyen követhetővé, a vállalat képzési céljainak megvalósítása érdekében támogatja az adatvezérelt döntéshozatalt és végső soron lehetővé teszi a képzési programok hatékonyságának és megtérülésének mérését és optimalizálását a vállalati képzési célok teljesítése érdekében.

Jászberényi-Király Krisztina: a Juventus Language Group alapítója, vezetője egyben a Julearn ötletgazdája. A projekt “megrendelőjeként” ő fogalmazta meg a működő termékkel kapcsolatos elvárásokat.
Kálló Kamill: a drótvázat neki köszönhetjük, a fejlesztés első szakaszát ő vitte a hátán. 😊
Moisko Martin fejlesztési vezetőként és termékmenedzserként dolgozott a termékfunkciók megtervezésén és neki köszönhető a projekt megvalósítása a fejlesztő céggel.