MVM: Képzési Portál – digitális információs és szolgáltató központ az MVM cégcsoportban

- Egy csoportszintű képzési szolgáltató központ: MVM Services Zrt. Képzés-fejlesztés csoport,
- 39 SLA alapon kiszolgált tagvállalat,
- több mint 10 000 kiszolgált munkavállaló,
- földrajzilag, munkakörileg és kulturálisan tagolt szervezet,
- folyamatosan növekszik az integrált tagvállalatok és kiszolgált munkavállalók száma,
- sok a változás, és ezekre nagyon rugalmasan kell reagálnunk.
Kihívást jelent számunkra, hogy minden releváns információt időben eljuttassunk az érintettekhez. Számos különböző kommunikációs csatornát használtunk egymással párhuzamosan információmegosztásra, adatbekérésre, jóváhagyásra és egyéb funkciókra. Széleskörű képzési tevékenységünk miatt számos különböző típusú és formátumú tájékoztató és szolgáltató digitális tartalmunk van.

Célunk:
- A társasági digitális transzformációs stratégiához illeszkedve
- egy egységes és dinamikus, digitális képzési információs és szolgáltatási központ kialakítása
- ami ügyfélbarát, könnyen kezelhető és transzparens,
- ahol gyorsan tudjuk követni a változásokat, minden információ azonnal módosítható,
- a módosításokat a képzési kollégák el tudják végezni, nem igényel IT vagy egyéb speciális kompetenciát, megrendelési folyamatot,
- nem csupán információmegosztásra jó, hanem szolgáltatási funkciók is beépíthetők,
- mindezt belső erőforrásból, 0 Ft tanácsadói vagy külső szolgáltatói költséggel, addicionális licenszdíjak vagy új szoftver alkalmazása nélkül,
- a cégcsoport minden társaságánál egységesen elérhető platformon.

- Brainstorming során feltártuk az igényeket és a rendelkezésünkre álló lehetőségeket.
- Összeállítottuk a szükséges tartalmak és funkciók listáját.
- Felvettük a kapcsolatot az IT-val és áttekintettük velük a meglévő lehetőségeket. A leghatékonyabbnak a Microsoft SharePoint platformot találtuk, és részletes tesztelés után rengeteg kiaknázatlan potenciált láttunk benne az oldalba beépülő egyéb MS szoftverek, pl. MS Formsnak köszönhetően.
- Összeállítottunk egy részletes projekttervet és projektütemezést, ezt elfogadtattuk a döntéshozókkal.
- Kértük saját SP oldal létrehozását, admin jogköröket maguknak és önálló tanulással, illetve az SP rendszeradminisztrátor kolléga segítségével megtanultuk használni.
- A képzési csoportban létrehoztunk egy mini SP Knowledge Centert, a tartalomfejlesztési feladatokat pedig felosztottuk a kollégák között.
- Elkészítettük a portálstruktúra tervét: dokumentumstruktúrát, oldalstruktúrát és jogosultsági struktúrát.
- A vizuális megjelenésre is nagy hangsúlyt fektettünk, tananyagfejlesztő kollégánk számos látványtervet és egyedi designelemet készített.
- Elkészítettünk egy tesztoldalt, amit először saját körben, aztán felhasználói körben is teszteltünk. A visszajelzések és tapasztalatok alapján készítettük el a végleges portált.
- Első körben a legfontosabb funkciókkal indultunk el, az volt a terv, hogy sikeres működés esetén lépésről lépésre bővítjük a portált.
- A projektet belső kommunikációs csatornákon reklámoztuk: Intraneten, körlevelekben, plakátokon és belső magazinban.
Végül gondos előkészítés és fejlesztési munkák után 2024. február elsején elindult az MVM Csoport Képzési Portál. Ezzel együtt minden más alternatív kommunikációs és szolgáltatási felületet megszüntettünk.

A portál 15 oldallal indult el, amit az elmúlt egy évben saját fejlesztésre 10, megrendelésre pedig 4 további oldallal bővítettünk. Az oldalon publikáljuk legfrissebb képzési kínálatunkat, a friss hírek között pedig megtalálhatóak a közeljövőben induló képzések és a képzésajánlók. Ha az SAP alapú Képzés modulunk kezelésével kapcsolatban merül fel kérdés, akkor az Útmutatók menüpontban elérhető segédletek erre biztosan választ adnak. Vezetők számára is minden anyag megtalálható, amire a képzéstervezéshez és -megvalósításhoz szükség van. Szolgáltatásaink is könnyen elérhetőek: itt lehet regisztrálni konferenciára, egyedi képzési igényt, és tanulmányi szerződés igényt leadni. Kérdés esetén a GYIK, a Kapcsolat vagy a Rólunk menüpontban biztosan mindenki választ, vagy egy segítő kollégát talál. Hasznos információk érhetők el a szabályzatokról és a műszaki képzésekről is. A portál tartalmát azóta is bővítjük, és igény alapján folyamatosan új aloldalakat fejlesztünk.

Az indulástól eltelt egy év adatai alapján:
- több mint 4 500 fő látogatónk volt,
- a kezdőoldalra összesen több mint 20 000 alkalommal kattintottak,
- a kezdőoldal után a 3 legnépszerűbb aloldal az éves képzési kínálat (2200 látogató), majd az aktuálisan induló képzések (1500 látogató), illetve a tanulmányi szerződés igény leadására alkalmas aloldal (1200 látogató) voltak,
- visszatérő látogatók alapján a legnépszerűbb a Kapcsolat oldal, ahol a képzési csoport elérhetőségei találhatóak,
- a legtöbb időt átlagosan 1 felhasználó az utóbbi 30 napban a konferenciaigénylési és a vezetőknek szóló oldalon töltött el.

A felület csempékkel és hiperhivatkozásokkal vezeti a felhasználót, ezen kívül az oldal tetején lévő keresővel akár egyetlen kulcsszóval megtalálható a kívánt információ. A kezdőlapon a cégcsoport egyéb, képzéshez kapcsolódó oldalaira vezető gomb is megtalálható. A portálról az egyes képzések jelentkezési felületére az MVM csoport e-learning rendszerébe direkt link vezet.
A projektet a kilátásoknak megfelelően teljes mértékben belső erőforrásból finanszíroztuk és működtetjük, így külső erőforrásra nem kellett költenie a cégnek.
A portál indulása óta jóval kevesebb felhasználói kérdés érkezik hozzánk, és választ adni is sokkal egyszerűbb így, hogy minden információ egy helyen van és egyszerűen elérhető. A portálra rengeteg pozitív visszajelzést kaptunk, és a példánkat követve más területeken is egyre több SharePoint weboldal készül különböző témákban.

A projekt vállalatunk fő alapértékeihez igazodva készült: a legfőbb szempontunkon, az ügyfélorientáltságon kívül fontos szerepet játszott a transzparencia, a hatékony időgazdálkodás, folyamatok rövidítése, illetve a digitális kultúra fejlesztése. Az ügyfélélményt támogatva a hosszas keresgélés és többféle platform használata helyett lerövidült, a kollégák gyorsan és könnyen hozzáférnek a szükséges információkhoz egy letisztult, könnyen kezelhető felületen. A belső erőforrásnak köszönhetően a projekt költséghatékony, a portált külső támogatók nélkül saját magunk készítettük, tartjuk karban és folyamatosan fejlesztjük. Mivel a portál webalapú, így gyors az alkalmazkodóképessége, rugalmasan és azonnal frissíthető mindenki számára, vagyis nincsenek elavult információs tartalmak.
Belső szolgáltatóként a portálnak köszönhetően a működésünk transzparens és egységes. Az információk minden érintett számára közvetlenül elérhetőek, és a szolgáltatások illetve az azokhoz kapcsolódó folyamatok is egységesek minden kiszolgált tagvállalat számára.
Különösen sokat segít ez azokban az esetekben, amikor új tagvállalat kerül be a szolgáltatási körbe: számukra azonnali és direkt módon tudunk minden információt és szolgáltatást elérhetővé tenni.

Új digitális ismereteket és készségeket kellett elsajátítanunk ahhoz, hogy a számunkra új technológiát magabiztosan kezeljük.
Nem minden vállalatnak szolgáltatunk teljeskörűen, így több oldalt korlátozni kellett láthatóság szempontjából, egyeseket pedig kiterjeszteni. A jogosultságkezelés időnként kihívást jelent.
A vizuális elemek arculatosítása, minden gomb, fejléc stb. elkészítése nem kevés erőforrásba került.
Emellett a tematika összerakása és elrendezése is fejtörést okozott számunkra.
A projekt indulásakor nem rendelkeztünk minden szükséges ismerettel, sok mindent a gyakorlatban tanultunk meg. Ha most kezdenénk a projektet, akkor jobban támaszkodnánk a beépített SP sablonokra.
Fontos tanulsága a projektnek, hogy a jó eredményhez nem mindig kell sok pénzbeli befektetés, külső szolgáltató, új szoftver. A meglévő alkalmazások és kollégák szaktudása és kreativitása, a folyamatok újragondolása, a modern szemlélet alkalmazása megfelelő célok és támogatás mellett kiváló eredményekhez vezethet.

Miközben a portálon dolgozunk, sokszor emlegetjük magunk között, hogy ez a szerelemprojektünk. Közösen annyira jó dolgokat hoztunk létre a saját témáinkból, a saját munkánk megkönnyítésére, hogy ezen a projekten dolgozni nem is munkának érződik, hanem igazi élménynek.
A munkánkkal kapcsolatos igényesség szerencsés módon találkozott a társaságcsoport törekvéseivel: ez a projekt tökéletesen illeszkedett az egységes működés, transzparencia, ügyfélcentrikusság elvárásaival és törekvéseivel.

Projekt szponzor: Modori Adrienn - HKO osztályvezető
Ötletgazda és projektmenedzser: Németh Károly
Portál adminisztrátor: Simcsik Mónika
Kommunikáció és design: Schilling Zsófia, Krisztics Zorka
Tartalom összeállítása: Csikós Nikolett, Galacsik Petra, Horváth Réka, Kerék László, Méhn-Kalácska Adrienn, Vass-Dános Xavéria, Váll Erika
IT támogatás: Jenei Szilveszter