Körber: Digitalizált HR és belső kommunikáció a Körber Hungária pécsi gyárában

A Körber Hungária pécsi gyárában több mint ezer munkavállaló dolgozik tucatnyi csarnokban, 50 ezer négyzetmétert meghaladó területen. A hagyományos, jórészt papíralapú megoldásokkal a vállalati belső kommunikáció nem bizonyult hatékonynak, a HR-hez kapcsolódó ügyintézés pedig rugalmatlan és időigényes volt a kollégák számára.
A vállalat innovatív digitalizációs programjának következő lépéseként ezért elektronikus felületekre tereltük mindkét tevékenységi kört.

A HR terület digitalizálásakor minden munkavállalónak biztosítanunk kellett a hozzáférést az elektronikus ügyintézéshez. Majd a korábbi folyamatokat teljes egészében ki is vezettük, vagyis a projekt végére a körberesek 100%-a kizárólag digitálisan fordult a HR-hez.
A belső kommunikáció kapcsán mindenki számára elérhetővé kellett tennünk az elektronikus tájékoztatás egymásra épülő szintjeit. A célunk az volt, hogy a fontos információk gyorsan és garantáltan elérjék az összes kollégát.

A Körber évekkel ezelőtt indította el a papírmentes gyár programját. A digitális technológiák terjesztését célzó kezdeményezés kettős célt tűzött ki maga elé: a hatékonyság növelését és a felhasznált papírmennyiség redukálása révén a fenntarthatóbb működést. Elsőként a termelési területen váltottuk ki monitorokkal a nyomtatott tervrajzokat, majd a raktárosok kezébe kerültek tabletek. A következő lépésben a HR és a kommunikációs terület következett.
A belső kommunikációban a kiinduláskor két eszköz használtunk. A faliújságok elavultak, nem néztek ki jól és a gyártelep méretei miatt a frissen tartásuk is körülményes volt. Az intranet jól működött és ellátta a maga feladatát, de a kékgalléros állomány nem szívesen használta.
A faliújságokat digitális kijelzőkre cseréltük, amelyek központilag frissíthetőek, így a tartalmuk mindig aktuális. Emellett saját mobilalkalmazást fejlesztettünk, ami kommentálható hírfolyamként működik, egyúttal kétirányú kommunikációt is lehetővé tesz. Ezen keresztül bonyolítjuk a jelentkezést a céges rendezvényekre és az Üzemi Tanács választásait. Ugyancsak az applikáción szerveződnek a Körber helyi CSR tevékenységének sarokpontját jelentő önkéntes napok, itt érhetőek el információk a vállalati sportkörről és itt tudják a kollégák a munkafolyamatok hatékonyságát javító ötleteiket megosztani a cégvezetéssel.
A HR-ben bevezettünk egy új háttérrendszert, amelyen keresztül a kollégák digitálisan tudnak adatokat megadni és módosítani, igazolásokat igényelni és kérelmeket beadni. Minden munkatársunk elektronikus aláírást használ a dokumentumok hitelesítéséhez, beleértve a munkaszerződéseket is. Ügyintézéshez számos nyomtatványt tettünk elérhetővé: ezeket a nálunk tárolt személyes adatokkal a szoftver automatikusan kitölti. A munkavállaló a hiányzó információk megadása után elektronikusan tudja aláírni és egy ticketrendszeren keresztül beküldeni. Csak akkor nyomtatunk ki bármit, ha ezt egy harmadik fél (például bank vagy biztosító) kifejezetten kéri.

A digitalizáció évek óta tartó folyamat a vállalatnál, ezért szinte mindenki találkozott már vele a munkakörében. Gépgyártó cégként a kollégáink nagy többsége valamilyen műszaki szakterületen dolgozik, ezért alapvetően nyitottabbak is a technológiai újdonságokra.
A mobilalkalmazás fejlesztésének elkezdése előtt felmértük az okostelefon-penetrációt. Mivel gyakorlatilag mindenkinek a zsebében ott az eszköz, nagy esélyt láttunk a sikerre. Élesítést követően a többi belső csatornánkon népszerűsítettük az alkalmazást és az új belépőknek is felhívjuk a figyelmét rá az onboarding során. Ennek köszönhetően a munkavállalók közel 80%-a letöltötte és használja, a fontosabb híreket a cég fele itt olvassa el. Az appon keresztül lebonyolított üzemi tanácsi választások a szokásos urnás szavazásnál nagyobb részvételi arányt hoztak. Az ötletláda funkción keresztül pedig évente több tucat, anyagi megtakarítással is járó javaslatot kapunk.
A digitális HR ügyintézés előkészítése során a munkatársak számítógép-használati készségeit vizsgáltuk, és akinek szüksége volt rá, segítséget nyújtottunk. A rendszerhez való hozzáférés érdekében minden kolléga körberes emailcímet kapott, a kékgallérosokat is beleértve. Gépeket helyeztünk ki gyárszerte, amelyen a termelésben dolgozók tudnak kényelmesen ügyeket intézni. Emellett részletes tájékoztató kampánnyal vezettük fel a változást, hogy biztosan senki se maradjon le fontos információkról. Ezeknek köszönhetően a körberesek alapvetően pozitívan fogadták az új rendszert, ami egyébként számukra is egyszerűbb és kényelmesebb.

A digitalizált HR és kommunikáció sikerét nem a direkt piaci előnyökben mérjük, hiszen a gyártmányaink minőségére a változásnak nem volt hatása. A HR-es csapat munkája viszont egyértelműen hatékonyabb és tervezhetőbb lett. A digitálisan érkező kéréseknek köszönhetően a napi feladatok könnyebben ütemezhetőek, így gyorsabban elvégezhetőek, mint amikor még a kollégák személyesen jöttek be ügyet intézni. Emellett megtakarítottuk az ügyfélszolgálattal óhatatlanul együtt járó üresjáratokat is.
A munkatársak részéről felgyorsult a folyamat, nem kell adott esetben többször is negyed órát gyalogolni a HR-irodáig a munkaidő terhére.
Érdemes megemlíteni a környezetvédelmi előnyöket is: a papírmentes gyár projektünknek köszönhetően éves szinten az egy tonnát is meghaladja már a megtakarított papír mennyisége.

A legnagyobb kihívást a kékgalléros kollégák kezdeti idegenkedése jelentette. Bár mindannyian használnak digitális technológiát, legalább egy okostelefont, a mélyen meggyökerezett folyamatok változásait gyanakvással fogadták. Alapos tájékoztatásra, rendszeres és ismétlődő tudásmegosztásra – és ami a legfontosabb: minden kolléga partnerként kezelésére volt szükség az együttműködésük elnyeréséhez.
A projekt tanulsága, hogy az ellenállás szinte mindig ismerethiányból és félelemből fakad. Ha beletesszük a szükséges időt és energiát a kételyek eloszlatásába, akkor valamennyi kolléga bevonható és motiválható a digitális eszközhasználatra.

Nem az embereket akartuk a technológiához kényszeríteni, hanem a technológiát alakítottuk hozzájuk.
Minden újdonságot gondos előkészítést követően vezettünk be. Felmértük a saját folyamatainkat, a kollégák igényeit és potenciális elvárásait és olyan megoldásokat választottunk, amelyek a lehető legszélesebb körben számíthattak pozitív fogadtatásra. A részletek megtervezésekor figyelembe vettük a különböző munkahelyeken dolgozó, különféle életkorú kollégáink sajátosságait. Nem vettük adottnak az alapszintű digitális jártasságot sem, viszont mindenkinek lehetőséget adtunk a megszerzésére.

Két kollégát emelnénk ki név szerint. Melegh Noémi HR rendszerfejlesztő szinte minden elem bevezetésében részt vett, Szabó Barbara pedig a rendszerek közötti adatáramlást vizsgálja és további kiaknázható lehetőségeket keres.
A HR generalisták a változásmenedzsmentben, munkavállalók és a vezetők támogatásában és felkészítésében játszottak jelentős szerepet. A tájékoztatásban a kommunikációs csapatnak jutottak feladatok, a munkavállalók felkészülését pedig termelési asszisztensek segítették.