Praktiker: Teljesítményértékelési Rendszer Bevezetése

A Praktiker Kft központjában 260 fő szellemi munkavállaló éves céljainak kiírása és értékelése papír alapon történt, amely nem adott lehetőséget azok teljesülésének folyamatos nyomon követésére és sok adminisztrációt igényelt. A teljesítményértékeléshez nem volt egységes szabályrendszer kialakítva, amely biztosította volna a munkavállalók objektív értékelését.
A teljesítményértékeléshez prémium kifizetés tartozott, amely a munkavállalók egyik ösztönző rendszereként funkcionált a szervezetben.

A cél átlátható, on-line platformon működő teljesítményértékelési rendszer kialakítása volt, amely könnyen kezelhető és sztenderd szabályrendszer kialakításával biztosítja a munkavállalók objektív teljesítményértékelését. Az egyik 2024 évi KPI az volt, hogy valamennyi munkavállaló éves célja a szabályzat alapján, a szoftverben kerüljön kiírásra és kiértékelésre. A másik KPI pedig, hogy a 2024 évi prémium a célértékelés alapján kerüljön kifizetésre.

A projekt keretén belül kialakításra került a teljesítményértékelés szabályrendszere és teljes folyamata, amely magában foglalta a stratégiai fontosságú célok és kiemelt feladatok, KPI-ok meghatározását és értékelését is.
A vállalatnál a vezetők és a munkavállalók közötti kommunikáció fejlesztése kiemelt fókuszpont volt, ezért a folyamatba beépítésre kerültek a célkiírási és célkértékelési beszélgetések, amelyek hozzájárultak a közös gondolkodás és együttműködés fejlesztéséhez.
A stratégia részét képezte a munkavállalók kompetenciáinak fejlesztése, így bevezetésre került egy 180 fokos kompetencia értékelés. Az értékelés alapja a munkaköri leírásban a közvetlen vezetők által meghatározott kompetenciák voltak. A kulcs kompetenciák és azok értékelési szempontjai a szabályzat mellékletében lettek rögzítve. (1.sz. melléklet)
A menedzsment és a jogi osztály jóváhagyását követően a szabályrendszer belső „Teljesítményértékelési Szabályzat” -ban került rögzítésre és kommunikálásra a cég belső kommunikációs felületén.
Tekintettel, hogy a papír alapú működtetés rendkívül magas idő és erőforrás igényű volt, így a projektnek fontos részét képezte, hogy a teljesítményértékelés digitalizált formában történjen. Az informatikai rendszer kiválasztásánál szempont volt, hogy illeszkedjen a szabályzat keretrendszerébe és kezelése könnyen elsajátítható legyen. Biztosítson egy átlátható, transzparens on-line felületet, amelyen a munkavállalók folyamatosan tudják követni a kiírt célokat és azok megvalósulását. Szempont volt továbbá, hogy a rendszerből a kiírt célok és azok státusza kiexportálhatók és a prémium számításhoz felhasználhatók legyenek. (2.sz. melléklet)
A célkiíráshoz és a célértékeléshez belső oktatásokat tartottunk, amelyek tartalmazták a teljes folyamatot, valamint a szoftver használatához is útmutatást adtak. Az oktatási anyagokat (3.sz. melléklet) és az oktatásokról készült felvételeket a vállalat belső kommunikációs felületén megosztottuk a munkavállalókkal. Ezen felül fogadóórákat tartottunk a munkavállalók részére, ahol támogatást adtunk a felmerült kérdésekben, mind szakmai, mint technikai oldalról.

Az új szoftver implementálása a vállalat szervezeti kultúrájába kihívást jelentett. A vezetők és a munkavállalók is idegenkedtek a szoftver használatától. A papír alapú működésről az on-line működésre való átállás újfajta gondolkodást igényelt. Kihívást jelentett továbbá, hogy a külső szolgáltató partner segítségével a szoftver fejlesztésére is szükség volt ahhoz, hogy az megfelelően illeszkedjen a belső szabályzatban meghatározott teljesítményértékelési rendszerhez.
A szoftver használatában az áttörést a célértékelési időszak jelentette, amelyet új, még részletesebb oktatásokkal és extra HR jelenléttel és támogatással sikerült elérni. A munkavállalók a szervezetben először készítettek önértékeléseket a részükre kiírt célokra vonatkozóan és bár először furcsának találták, végül megértették annak lényegét és pozitívan álltak hozzá. A vezetők is elvégezték a célértékeléseket és némi rutint szerezve a szoftver használatában már meglátták annak előnyeit is. A célértékelési beszélgetésekkel is kedvező változásokat sikerült elérni abban, hogy a munkavállalók megértsék a számukra adott értékelést. A vezetőik magyarázataival tudatosodott bennük, hogy mit kell tenniük ahhoz, hogy a jövőben jobb értékelést kapjanak.
A 2024. évi célok végül valamennyi munkavállaló részére a szoftverben kerültek kiírásra és kiértékelésre. Az éves prémium is ezek alapján az adatok alapján került kifizetésre, így teljesítve ezzel az előírt KPI-okat.

A kompetenciaértékelés lehetőséget adott arra, hogy a munkakörökhöz előírt kompetenciákat a vezetők újra átgondolják és szükség esetén felülvizsgálják. Az értékelések eredményét a szoftverből tudtuk riportálni és megosztani az érintett munkavállalókkal.

A kezdeti nehézségek ellenére a projekt sikeresen zárult és pozitív visszajelzések érkeztek a menedzsment és a munkavállalók részéről is.

A 2025. évi célkiírásokat már az előző év tapasztalatai alapján, oktatásokkal indítottuk, amely meglapozta, hogy ebben az évben már sokkal zökkenőmentesebben történjen a teljesítményértékelés.

A bevezetett teljesítményértékelési rendszer lehetőséget biztosít a Praktiker Kft. vállalati szintű teljesítményének és munkavállalóinak objektív, folyamatos és egységes egyéni szintű teljesítményértékeléséhez, támogatva ezzel a magasabb teljesítmény elérését, illetve az ehhez szükséges egyéni fejlesztési irányok kijelölését.

A vállalat komoly piaci versenyelőnyre tesz szert, mivel a rendszer és a működését biztosító szoftver nagyban hozzájárul
• a vállalati célok eléréséhez szükséges munkavállalói magatartás, viselke-dés, hozzáállás kiváltásához,
• a szervezeti és egyéni célok összehangolásához,
• folyamatos visszajelzés biztosításához a munkavállaló és a vállalat telje-sítményéről,
• a kiírt célok elmaradása esetén – gyors akciók megfogalmazásához,
• megfelelő kommunikációs csatorna biztosításához az egyén és a vezetők között,
• a munkavállalók kompetenciafejlesztésének megalapozásához,
• az adminisztrációs költségek csökkentéséhez,
• hatékony munkavégzés növeléséhez,
• a munkavállalói elégedettséghez és hosszú távon a fluktuáció csökkenté-séhez

Fentiekkel a teljesítményértékelési rendszer hozzájárul továbbá a vevők igényeinek magasabb szintű kiszolgálásához és a vállalat hosszú távú eredményességéhez.

A projekt során a legnagyobb kihívást az informatikai rendszer szervezeti kultúrába történő implementálása jelentette. A vállalat központjában a munkavállalók körében nem volt napi rutin az on-line alapú informatikai rendszerek használata. A szoftver implementálását követően az első oktatást annak működéséről a külső cég tartotta. Az oktatás általánosan minden fontos információt tartalmazott a szoftver használatára vonatkozóan, viszont a vállalatunknál kialakított egyedi, Teljesítményértékelési Szabályzatban megfogalmazott szakmai szempontokat nem tartalmazta.
Tanulság számomra az, hogy az oktatási anyagot és az oktatást is jobb, ha belső szakember készíti, aki szakmailag teljeskörű tudással rendelkezik a vállalat belső szabályzatait és a rendszer működését illetően is.

A projekt tapasztalata alapján a siker kulcsa a szabályrendszer és a szoftver használatának összehangolt oktatása és kommunikálása a szervezetben. Az oktatások lezárását követően, a folyamat közben is biztosítani kell a HR jelenlétét és támogatását a munkavállalók részére. Ehhez nekünk a rendszeresített fogadóórák váltak be, ahol a munkavállalók szakmai és technikai oldalról is kaptak támogatást.

A központi HR Operációs Osztály munkatársai:
Vargáné Szegfű Tünde Központi HR Operációs Vezető
Projekt menedzselése, Teljesítményértékelési Szabályzat elkészítése, oktatási anyagok elkészítése, oktatások megtartása

Lupák Andrea HR Specialista
Szoftver implementálásához kapcsolódó adatszolgáltatások

Németh Boldizsár HR koordinátor
Oktatási anyagok elkészítése és az oktatások megszervezése, riportok

Külső szolgáltató (CX-Ray) munkatársai a szoftverrel kapcsolatos ügyekben: Bóka Brigitta, Megyeri Benjamin