FENNTARTHATÓ MOTIVÁCIÓT TÁMOGATÓ SZERVEZETI KULTÚRA FELÉPÍTÉSE KIEMELTEN KIÉGÉS-VESZÉLYES TERÜLETEN
Világszép Alapítvány
Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?
6 évvel ezelőtt azért indítottuk el a munkavállalóink részére a „fenntartható motiváció” programot, mert az állami gondoskodásban élő gyerekekért tevékenykedő alapítványunk előző 7 évének tapasztalata (a civil szektorban általánosan jellemző tendenciát tükrözve) azt mutatta: a munkatársak kezdetben kiugróan magas motivációs szintje a feladatukkal járó kimagasló érzelmi és pszichés terheléssel, illetve magas fokú felelősséggel kombinálva könnyen és gyorsan vezet kiégéshez és magas fluktuációhoz.
Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR-aktivitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!
A célunk az volt, hogy elérjük: a kezdeti magas motiváció megmaradjon az optimális szintű teljesítmény és az örömteli munkaélmény forrásának. A feladat azért is izgalmas, mert ezt a célt szeretnénk megvalósítani az önkénteseink és a velünk együttműködő szakemberek körében is. Ezzel hozzá tudunk járulni ahhoz, hogy a fiataljaink magas színvonalú „szolgáltatást” kaphassanak és megtapasztalhassák a hosszú távú és bizalomteljes kapcsolatok nyújtotta biztonságot, ami az egyik legalapvetőbb hiányuk.
Írd le a HR-aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen lépésekben zajlott a megvalósítás?
2017-ben öt súlypontot határoztunk meg, amelyektől azt reméltük, hogy a fenntartható motiváció támogatóivá válnak. Ezekre építettük fel azt a folyamatot, amelynek az eredménye egy sok (inkább kisebb) elemből álló, rugalmas, mozaikszerű rendszer,
● amely összhangban van a missziónkkal és a stratégiánkkal;
● tükrözi az értékeinket;
● amiben az elemek erősítik egymást;
● ami dinamikus, folyton fejlődik;
● az egyéni és közösségi igényekre, a tágabb környezet változásaira gyorsan és hatékonyan reagál;
● elköteleződésen, a közösség tagjainak aktív részvételén és visszajelzésein alapul;
● költséghatékony.
A súlypontok közül a pályázat kapcsán kettő, a közösségépítés és az egyéni fizikai, érzelmi, pszichés biztonság támogatásának „legVilágszépebb” jellemzőit szeretnénk kiemelni.
A közösségépítés számunkra azért kiemelt terület, mert a munkánkból fakadó nagy érzelmi hullámzásban fontos kiegyensúlyozó szerepe van az erős, támogató közösségnek. A közösségépítő munkánk során a csapatunk egyedi nyitottságait, fogékonyságait tartjuk fókuszban: munkacsoportot alakítottunk a rituáléink rendszerének kialakítására; a gyerekekkel való munkánkban hangsúlyos élőszavas mesélést beemeltük a felnőtt közösségi életünkbe is. (További részletek: prezentáció.) A közösségünk építése során megmutatkozik az, ami a projektünk egyik legfontosabb jellemzője: komolyan építünk a belső erőforrásainkra. A közösségépítésünk másik kulcseleme, hogy teret biztosítunk az apró sikerek, szép pillanatok megélésére, mivel olyan terepen dolgozunk, ahol az érzelmi, pszichés (és fizikai) terhelés és a felelősség mértékéhez képest kevés és illékony a sikerélmény.
Az egyéni jóllét támogatását a szupervízió köré építettük: egyike voltunk az első civil szervezeteknek (2018-ban járunk), amelyek ezt a lehetőséget biztosították a munkatársak, az önkéntesek és a „külsős” szakemberek részére (majd kötelező elemként építettük be minden olyan tevékenységünkbe, amely az általunk támogatott gyerekekkel való közvetlen munkát jelent).
Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR-aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül / kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre? Milyen visszajelzések érkeztek az aktivitásokkal kapcsolatban?
Az eredményeink értékelése során vizsgáltuk a munkavállalói fluktuációt és elégedettséget, illetve a közösségi működésünk jellemzőit.
A fluktuációs ábránk megtalálható a 1pagerben és csatoltuk képként is.
2023. áprilisában készítettünk egy anonim belső felmérést a munkatársaink között arról, hogy mennyire tartanak minket „törődő szervezetnek”. A kérdésekre 5-ös skálán (1-legalacsonyabb, 5-legmagasabb) adott értékelések átlaga 4,3 és 4,8 között mozog. A válaszok 63 %-a a legmagasabb, 31%-a 4-es, 6%-a 3-as értékelésbe esik. Íme egy pár a felmérésben szereplő kérdések közül:
● A jóllétem kiemelten fontos kérdés az Alapítványnál: 4,5
● Erős bennem az az érzés, hogy ide tartozom: 4,7
● Lehetőségem van a folyamatos tanulásra, fejlődésre: 4,5
● Aktívan hozzájárulhatok a szervezeti kultúra formáláshoz: 4,4
● Megkapom azokat az erőforrásokat és azt a támogatást, amire szükségem van a feladataim sikeres teljesítéséhez: 4,8
A felmérés részletes eredményei a prezentációban találhatók.
Ami pedig a közösségépítést illeti:
Az Alapítványunk ma már egyfajta közösség-mátrixként működik: több kisebb (mint például munkavállalói, önkéntes, táboroztató …) és hosszú távon kapcsolódó közösség lazább-erősebb viszonyrendszere. Ezeket a kisebb közösségeket összekötik az összecsengő, de az adott közösség igényeire szabott folyamatok és ami talán a legfontosabb: a közös értékek. Úgy gondoljuk, hogy a hitelesség az egyik legfontosabb szuperképességünk: a közös értékek a Világszép élet minden területén megjelennek, így (többek között) megkönnyítik az egyes közösségek közötti együttműködést és a közösségek közötti átjárást.
Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?
Számunkra a munkavállalókkal, a munkánkat támogató szakemberekkel, önkéntesekkel való hosszú távú kapcsolódás azért különlegesen fontos, mert olyan gyerekekkel dolgozunk, akiknek az egyik legalapvetőbb hiánya és hátránya, hogy nagyon kevés lehetőségük van megtapasztalni a hosszú távú, bizalomteljes és szeretetteli kapcsolatok nyújtotta biztonságot. Ezért az egyik fő szakmai célkitűzésünk, hogy a gyerekeknek megadjuk a hosszú távú kapcsolódás megélésének a lehetőségét: ebben a törekvésünkben segít minket az, ha a Világszép felnőttek hosszú ideig maradnak velünk – és így a gyerekekkel is.
A másik célunk, hogy a fiataljaink ezen hosszú kapcsolódási idő alatt kiemelkedő minőségű szolgáltatást kaphassanak, ebben pedig a Világszép felnőttek érzelmi, pszichés és fizikai biztonsága kulcsfontosságú: a magas színvonalú segítő munka alapja a segítő jólléte.
A mi tevékenységi területünkön a munkavállalóknak, az együttműködő szakembereknek és az önkénteseknek a szervezet felé való érzelmi és pszichés „kiszolgáltatottsága” a munkájuk jellegéből fakadóan lényegesen magasabb az általánosnál és így az Alapítvány fokozott felelősséggel tartozik a jóllétük iránt. Ezért a felelősségvállalásért, a jó közösségért a célcsoportunk nagyon hálás, ami visszatükröződik többek között a recruitment területén is: az Alapítványnak jó hírneve épült az elmúlt években mind ezeken, mind pedig a szakmai munka minősége terén, ami a kereséseink többségében komoly segítséget jelent – a folyamatosan erősödő, kiváló szakértői csapat pedig lehetővé teszi, hogy egyre komolyabb szakmai célokat tűzzünk ki magunk elé.
Ez a jó hírnév hozzájárul a fundraising tevékenységünk sikereihez is, amelyek pedig a pénzügyi stabilitásunk biztosításához elengedhetetlenek.
A közösség-mátrixunk is nagyon szépen működik: ma már a „Világszép gyerekek” közül is kerülnek ki önkénteseink; munkatársaink is lehetnek önkéntesek vagy táboroztatók; egy-egy programunk önkénteseinek van lehetősége más programokba való becsatlakozásra is.
Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?
Az indulásakor a projektünk meglehetősen úttörő kezdeményezésnek számított, így a szektorunkban nem igazán volt elérhető minta, jó gyakorlat.
A projekt ideje alatt mind a létszámunk, mind pedig a programjaink mennyisége és minősége jelentős fejlődésen ment keresztül – így egy erőteljesen változó, „energiaigényes” közegben kellett létrehoznunk egy stabil, megtartó struktúrát.
A feladat legnagyobb kihívást jelentő magja számunkra az egyéni figyelem és a közösségi érdekek kiegyensúlyozásában rejlik: megtalálni az egyensúlyt abban, hogy az egyéni szakmai, vezetői kihívásokra és a személyes élethelyzetekre gyorsan és az érintett számára leghatékonyabb, személyre szabott eszközökkel reagáljunk, miközben egy megtartó erejű közösséget építsünk, amely közös célok és értékek mentén tevékenykedik.
A legnagyobb tanulságunk pedig az volt, hogy egy ilyen projekt sikeréhez a szervezeti felelősségvállalásnak kölcsönhatásban kell működnie az egyéni tudatossággal és felelősségvállalással.
Mi az az EGY megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?
Talán furcsa lesz a válasz, de a bizalom fontosságát szeretnénk kiemelni, amire sok tekintetben szükség volt (és van) az építkezésünk során:
– a munkavállalók, önkéntesek és szakemberek tudnak hinni abban, hogy a szándékunk segítő és hogy a folyamataink valóban megfelelő gondoskodást nyújtanak a számunkra;
– tudnak bízni abban is, hogy a korábban említett érzelmi és pszichés kiszolgáltatottságukra kellő szakmai felkészültséggel és érzékenységgel tudunk reagálni, miközben ezeket a folyamatokat működtetjük;
– a mostanra kialakult szervezeti kultúránk és a rendszereink nagyfokú önállóságot és szabadságot biztosítanak minden szereplő számára, amihez komoly bizalomra van szükség a szervezeti kapcsolatrendszer minden kapcsolódási pontján;
– és a bizalom különösen fontos abban a kísérletező légkörben, amiben működünk és ami a jellegénél fogva óhatatlanul hoz olyan ötleteket, amik nem válnak be és olyan döntéseket, amiket utólag felül kell bírálnunk.
Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollégákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!
Az alapítónk és az ügyvezetőnk elkötelezettsége kulcsfontosságú volt az eddigi folyamat során, mint ahogy minden egyes munkatársunk tudása, nyitottsága, ötletei, őszintesége és bizalma. Sokat köszönhetünk azoknak a tanácsadóknak, szolgáltatóknak is, akikkel az elmúlt években együtt dolgoztunk és akik a szervezetfejlesztésünk különböző pontjain szakmai tudásukkal (többek között tréningekkel, egyéni és team coachinggal) támogatták a törekvéseinket – sokszor kedvezményes áron vagy akár pro bono.
