M.O.R.E. PROGRAM – MARK OF RECRUITMENT EXCELLENCE
Matritel Kft.
Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?
A javítani kívánt helyzet: Nem volt képzés & fejlesztési rendszere a cégnek. Ezen felül át akartuk hidalni azt a problémát, hogy a külső trénerek által tartott tréningek nehezen és csak energiaigényesen voltak visszamérhetők, illetve aránytalanul sok időd vitt el a megszerzett tudás felhasználásának visszamérése.
Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR-aktivitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!
Egy KAIZEN alapon működő, kicsi, agilis recruitment szervezetbe kellett egy, a kultúrába illő képzési rendszert beépíteni. Az elvárás az volt: A tanácsadóknak érdekében kell álljon a személyes fejlődésük. Sok toborzónál az a tapasztalat, hogy nincs így. A KPI-ok tekintetében pedig egybekötöttük az előlépési rendszerünkkel, így az szakmai fejlődés előfeltétele, vagy KPI-a, az achievement rendszer.
Írd le a HR-aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen lépésekben zajlott a megvalósítás?
A megvalósítás egy kompetencia felméréssel kezdődött. Viselkedés alapú interjúkkal felmértük, hogy mit jelent nekünk egy professzionális recruitment tanácsadó. Ezekhez a szervezeti igényekhez alakítottuk a képzési rendszert is. Egy PDCA alapján megtervezett és ADKAR change management modellben kezdtük el a bevezetést. Először egy különálló tréninggel és a hozzá tartozó achievementekkel jöttünk ki, majd a pozitív fogadtatás után egy keretrendszert és weboldalt készítettünk neki. Ezután kezdtük meg a tréningek szintekre való szétbontását, egy témakört akkor több mélységi szintre, senioritásonként.
Mivel fontos volt az ADKAR egyik lépése az, hogy úgynevezett Herokat, vagy Champion-öket kell bevonni a csapatból, a képzések elkészítésébe is bevontuk őket. Tapasztalatokat és inputokat osztottak meg, hogy ezeket a best practice-eket is beépíthessük a rendszerbe. Mivel a nagyobb témákat érintő tréningek 2-3 órásak is lehetnek, így hogy biztosítsuk a kontent folyamatos áramlását a platformra, elindítottuk az úgynevezett M.O.R.E. Ötpercesek sorozatot, ami csak hanganyagot tartalmaz podcast formátumban. Két nagyobb tréning között 1-3 ilyen epizód is érkezik, hogy ne teljes el sok idő tényleges tananyagok között és biztosítsuk a folyamatos fejlődést. A témakörök feldolgozása jelenleg is zajlik, de mivel minden évben vannak újdonságok, valószínűleg sosem fog véget érni a kontent feltöltés.
Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR-aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül / kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre? Milyen visszajelzések érkeztek az aktivitásokkal kapcsolatban?
A szervezeten belül kifejezetten pozitív volt, sőt! Mivel előtte nem volt rendszeres tréning, visszamérés és az alkalmazás lekövetése, így ahogy management szinten, úgy munkavállalói szinten is nagy siker övezi a projektet. Tekintettel arra, hogy az előléptetési rendszerünkkel egy egybekötöttük, így a “karrier út” fogalmát kiterjesztettük, nem csak pozíció szintű és anyagi, hanem szakmai fejlődésre is. Ez a munkavállalók visszajelzései alapján rendkívül pozitív és hatalmas megtartó erejű. Mindemellett az előrelépéshez kristály tisztán meghatározott szakmai elvárások is társultak, így az teljesen objektív és mérhető, meritokratikus módon történik. Példaként: képzések és a napi munkába való beépítést segítő achievement rendszer hatására az egyik gyengén teljesítő munkatárs immár a 2. legjobban teljesítővé vált csapat szinten és míg korábban rendkívül passzív volt, ma már rengeteg új ötletet hoz be a programba is. Az idei évben elő is lett léptetve, immáron 100%-ban szakmai alapon. Szervezeti szinten abszolút sikerként könyveltük el a rendszer létrejöttét.
Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?
Az üzletmenetre számtalan pozitív hatást gyakorolt. Egyik oldalról, mivel a rendszer nagyban épít a munkavállalói proaktivitás elősegítésére, így szemmel láthatóan javult a csapat problémamegoldó képessége. Egyrészről mert sokkal felkészültebbek a képzések okán, másfelől áttételesen nem csak az önfejlesztéssel kapcsolatban alakult ki a szervezeti proaktivitás, hanem a projektekhez és problémákhoz való hozzáállással kapcsolatban is. A szolgáltatás minőségére fókuszáló tréningek nyomán rendkívül megnőtt az ügyfelektől érkező pozitív visszajelzések száma. Olyan ügyfeleket is sikerült visszahoznunk rendszeres vásárlónak, akikkel évek óta nem tudtunk zöldágra vergődni. A csapat szakmai teljesítményét mutató – azaz placement rate, time-to-hire – KPI-ok a 2022-es évhez képest 67%-al javultak, részben a candidate management és client management képzések miatt.
Mindemellett a tanulni vágyó szakemberek felvétele is sokkal egyszerűbb lett. Egyrészt rendkívül csábító egy ilyen képzési rendszer megléte. Annak ellenére, hogy sok cég azt mondja: rendelkeznek ilyennel, a tapasztalatom az, hogy még mindig nagyon sokan váltanak a képzések és a szakmai fejlődés hiánya miatt. Másrészt teljesen tiszta képünk alakult ki a program létrehozásakor arról, hogy mikkel kell rendelkeznie a tanácsadóknak az egyes senioritási szinteken. Így a felvételi és interjú folyamatra is közvetlen pozitív hatása volt a program létrejöttének.
Ezen felül már többször említettem, de a fluktuáció az idei évben minimálisra szorult vissza és a visszajelzések azok, hogy sokkal könnyebb hosszú távra tervezni mind szakmailag, mind karrier szinten a cégben.
Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?
A projektből a következő: A recruitment szakmában sok esetben nem megfelelő a betanítás és szakmai képzés. Rendkívül nagy minőségbeli javulást lehet hozni, ha túllépünk azon, hogy minden tanácsadó egy-egy kollégától, cikkből, szakmai rendezvényről szedi össze a szaktudását. Ahogy a mérnököt megtanítják az egyetemen mindenre, amit tudnia kell, úgy a tanácsadókat is megilleti ugyan ez. Minden best-practice és szakmai anyag egy helyen, folyamatosan frissítve. Viszont a legnagyobb tanulság az, hogy rengeteg effort és energia szükséges ahhoz, hogy szakmailag naprakész szervezetet tartsunk fent. Ennek kell egy rendszer szintű megoldás, amit utána már csak karban kell tartani. Ha ez nincs meg, iszonyatos versenyhátrányt szenved egy cég. Időt, pénzt és munkavállalókat veszít. A saját eredményeinken tapasztaltam meg, hogy mennyit jelent egy VALÓBAN magasan képzett szakmai csapat.
Mi az az EGY megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?
Mivel egy rendkívül komplex rendszerről van szó, így ez több faktoros kérdés. Egyrészről az, hogy gamifikált. Élvezhető a fejlődés, nem kell több napos tréningeken részt venni, mindenki haladhat a saját maga tempójában az online felületnek hála. Belátható. Tisztán kijelöltük azokat az achievementeket, amik az előrelépéshez szükségesek. Ezzel feloldottuk azt problémát, amiben nagyon sok szervezet szenved. Sokszor nem egyértelműek az előrelépésemhez szükséges mérési pontok és nem tiszta az időbeliség sem. Ide hoznám még a minőséget. Tényleg magas minőségű oktatási anyagokat kapnak a tanácsadók, ha szükséges, külső szakértők bevonásával kerülnek elkészítésre. De a visszajelzések alapján a legfontosabb: A rendszer bevezetésével a fejlődés nem kényszer, nem elvárás, hanem a napi munka része és elválaszthatatlan feltétele az eredményességnek.
Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollégákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!
Fodor Martin, a Matritel ügyvezetője. Egyrészről az Ő támogatása nélkül ez nem valósulhatott volna meg, Teret és erőforrásokat biztosított ehhez.
Zatykó Nóra és Papp Alexa recruitment tanácsadók. Rendkívül hasznos szakmai inputokat szolgáltattak az első M.O.R.E. Ötpercesek epizód elkészítéséhez, amit azóta rendszeresen készítünk.