PLAYCAMPUS GEMIFIKÁCIÓS PLATFORM ALKALMAZÁSA AZ ONBOARDING FOLYAMATBAN

1PAGER – ÖSSZEFOGLALÓ

Mi a pályázatban bemutatott projekt / megoldás előzménye, oka? Milyen üzleti problémát akartok / akartatok megoldani vele? Milyen szükségletek hívták elő?

2023-ban górcső alá vettük a MOL Magyarország Onboarding folyamatát, melynek tükrében kiemelt figyelmet szerettünk volna fordítani a munkavállalói élményre, és egyúttal átalakítani a zömében adminisztratív folyamatainkat, digitalizált megoldásokkal támogatva. A PlayCampus alkalmazás alapvetően az új irodaházunk, a MOL Campusba való beköltözés kapcsán jött létre, amit a nagy sikerre való tekintettel a budapesti pre-és onboarding szakaszba is beépítettünk

Írd le milyen vállalati környezetben, milyen céllal, milyen elvárások mentén indult el a nevezett HR-aktivitás. Amennyiben pontos célszámokat, KPI-okat (Key Performance Indicator) is meghatároztatok, írd le ezeket is!

A budapesti telephelyen dolgozó kollégáknak 2023.07.10-től lehetőséget biztosítottunk már a belépés napja előtt részleteiben is megismerkedni játékos formában vállalatunk kiemelt üzletágaival és stratégiánkkal. Ezen kívül betekintést kapnak az orientációs napi programokról, így már biztosan felkészülten érkeznek az első munkanapjukra. Projekt céljaként minimum 60%-os regisztrálási arányt és a 6-os skálán mért elégedettségi kérdőíven átlagosan 5 értékpontos pozitív visszajelzést határoztunk meg.

Írd le a HR-aktivitás pontos menetét! Milyen alapgondolatok mentén zajlott a megvalósítási stratégia kialakítása? Mi volt a stratégia, amivel a fenti célokat el kívántátok érni? Milyen lépésekben zajlott a megvalósítás?

A projektet waterfall metodológia alapján 3 hónap alatt valósítottuk meg 2023 április és 2023 július között. A projektet megelőzően piackutatást végeztünk a hazai munkaerő piacon, illetve egyéb kapcsolódó tanulmányok alapján beazonosítottuk, hogy érdemben már az ajánlat elfogadása és a tényleges beléptetés közötti pre-boarding időszakban is érdemi tudást és munkavállalói aktivitást tudunk elérni játékosított platformon, melyhez a Games for Business által fejlesztett PlayCampus alkalmazást használtuk és bővítettük ki.

A projekt az alábbi szakaszokból épült fel:

2023 április – Tervezési szakasz

Tartalom meghatározása

Célcsoport azonosítása

Érintett HR rendszerek és folyamatok

Időzítés és élesítés megtervezése

2023 május – Tartalom fejlesztés

MOL-os üzletágakkal (Kutatás-termelés, Downstream, Innovatív üzletág és szolgáltatások, valamint vállalati kultúra és munkáltatói márka) kapcsolatos tartalmak videós anyagainak összeállítása és játékosítása a Games for Business platformján (Playcampus)

Kérdőív és tudásanyagok összeállítása

2023 június – Tartalom jóváhagyása és tesztelés

Koncepció jóváhagyása HR vezetőkkel

Tartalom tesztelése

2023 július – Kommunikáció és élesítés

HR kommunikáció a megújult folyamatról vezetőknek és a folyamatban érintett kollégáknak

Éles indulás és visszamérés

Írd le milyen eredményeket értetek el a pályázati HR-aktivitással? Milyen volt a lebonyolítás fogadtatása szervezeten belül / kívül? Amennyiben meghatároztatok előre KPI-okat, mennyire sikerült ezeket teljesíteni? Milyen hatást gyakorolt az aktivitás a szervezetre? Milyen visszajelzések érkeztek az aktivitásokkal kapcsolatban?

Az Onboarding projekt eredményeképpen meghatároztunk egyéb mérőszámokat és rendszeres negyedévente történő elégedettségi kérdőív formájában, mind munkavállalói, mind vezetői oldalon értékeljük a munkavállalói élményre és üzletre gyakorolt hatást. A kapott eredményeket és visszajelzéseket beépítettük az onboarding folyamat optimalizálásába.

A PlayCampus alkalmazás kiterjesztésével az alábbi eredményeket tapasztaltuk:

Az indulást követően 2023.07.10 és 2023.09.30 között (Q3) 117 aktív felhasználónk lett az alkalmazásban (átlagosan heti 15-20 munkavállaló csatlakozik Budapesten a MOL-hoz és leányvállalataihoz), ami 71%-os regisztrációs arányt jelentett, ezzel túlteljesítettük az eredetileg kitűzött 60%-os regisztrálási arányt.

A munkavállalói elégedettségi kérdőív Q3-as adatai alapján 5,87 értékpontot értünk el, amivel szintén túlteljesítettük a kitűzött 5 értékpontos célt.

Az újbelépő kollégák az alábbiak szerint értékelték a játékot és tudásanyagot (Lásd: csatolt táblázat)

A vezetők körében arra voltunk kíváncsiak, hogy miként értékelték az új belépő kollégák tudását és felkészültségét a MOL-al kapcsolatban és az alábbi eredményeket kaptuk:

How do you rate your new employee’s general knowledge about MOL history, business areas, culture, HR and HSE rules? (1-10)

Az alkalmazás bevezetése előtt 6,5 értékpontos visszajelzést kaptunk

2023 Q3-as adatok alapján ez az érték 8,1 értékpontot kapott

Írd le, milyen hatást gyakorol a projekt / megoldás az üzletmenetre? Milyen előnyökre tehet szert ezáltal a vállalat a piacon?

A projekt eredményeképpen a pre-boarding szakaszt, ami korábban csak a kötelező HR adminisztrációs folyamatokból állt (pl: adategyeztetés, szerződés készítés, kötelező orvosi alkalmassági vizsgálat megszervezése stb.) hatékonyan átformáltuk Budapesten és az újbelépő kolléga már az ajánlat elfogadást követően aktívan kapcsolódhat a MOL-os folyamatokhoz, megismerheti a legfontosabb üzleti tevékenységeket függetlenül attól, hogy a vállalaton belül melyik területre érkezik. Tudáspontokat gyűjthet, melyet később ajándékokra tud beváltani – ezáltal is tudjuk motiválni őket az érdeklődés további fenntartására.

A felkészülésüket tovább támogatjuk azzal, hogy virtuálisan bejárhatják az épületben azokat a helyszíneket, ahol az első napi beléptetés ténylegesen történik. Ezzel nemcsak az újbelépő kollégákat segítjük, hanem az orientációs napon aktívan résztvevő HR-es, IT-s és Munkavédelmi feladatok ellátásáért felelős kollégák munkáját is.

Munkavállalói és vezetői visszajelzések alapján is kijelenthetjük, hogy ezzel az innovatív megoldással érdemben kihasználhatjuk azt az időt, ami az ajánlat elfogadása és a tényleges beléptetés között történik. Ez az intervallum munkavállalónkként eltérhet, így ha valaki 2 hónapot vár a fizikai belépésére, akkor is hatékonyan tud felkészülni a platform által biztosított tudásanyagokkal és vállalat specifikus információnkkal. Hisszük, hogy ezzel a tényleges betanítási folyamatot is lerövidíthetjük és a dolgozó hamarabb tud beilleszkedni.

Mi volt a legnagyobb kihívás a projekt során? Mit csinálnátok másképp? Mi volt a legnagyobb tanulság a projektből?

Kihívás: az alkalmazás költsége, eltérő HR IT rendszerek

Az Onboarding folyamat újragondolása alatt nem terveztünk játékosított (gamified) platform használatában a kezdeti szakaszban. A piackutatás és visszajelzések alapján a projekt előrehaladott szakaszában született meg a döntés, hogy ezt az elemet is építsük be. Ugyanakkor, mivel nem eleve tervezett költségről beszéltünk, a pénzügyi megvalósítás és a beszerzési idő kihívást jelentett.

Megoldást kellett találni azokra a MOL-os leányvállalatokra is, ahol nem volt SAP Success Factors bevezetve, és ennek a belépői körnek is biztosítani kellet az alkalmazáshoz való hozzáférést.

Tanulság: pontosabb tervezés

Játékosított platform bevezetést érdemes a projekt kezdeti szakaszában pénzügyileg és erőforrásilag betervezni és időben felmérni az esetleges vállalatcsoporton belüli rendszerszintű eltéréseket.

Mi az az EGY megkülönböztető jegy, amitől igazán sikeres lett a projekt?

A vállalaton belül egy egyedi kezdeményezés, amit a kollégák előszeretettel használnak és elősegíti a digitalizációs folyamatok hatékony kihasználását a HR szervezeten belül. A pozitív visszajelzések tükrében szeretnénk kiterjeszteni ezt az alkalmazást országon belül a többi nagyobb telephelyeinkre is.

A sikerhez elengedhetetlen volt a hatékony projektvezetés és a beszállítói partnerünk (Games for Business) rugalmas és agilis hozzáállása a felmerülő kihívások megoldására. Valamint, a projekt csapat pozitív és kitartó hozzáállása, nem mellesleg üzleti szponzoraink támogatása a teljes projekt alatt.

Minimális csúszás volt a tervezett élesítés 2023.07.01 és a tényleges elindulás között 2023.07.10, így a projektre szánt költséget és időtartamot is tudtuk tartani.

Nevezz meg a folyamatban részt vevő kollégákat. Írd le mit tett hozzá a folyamathoz!

Digitális Humán Erőforrás: Tomor Viktor – Projektvezető

Csoportszintű Kultúra- és Munkavállalói Élmény: Csernai Rita

Humán Erőforrás Menedzsment MOL: Dr. Bauer Dávid

Csoportszintű Humán Erőforrás Menedzsment: Lana Faust Krizan

Digitális Képesség Fejlesztés: Holczinger Bálint

Beszállító: Szalai Miklós (Games4Business-Ügyvezető), Szilágyi Szilvia (Games4Business-Tartalomfejlesztő)